Doorontwikkeling Digitalisering stukkenstroom VWS

Het ministerie maakt voor de digitale documenthuishouding gebruik van het systeem Marjolein. Het project doorontwikkeling digitalisering stukkenstroom VWS is op 1 april 2013 gestart en is een vervolg op het programma opgeruimd verhuizen. Het project opgeruimd verhuizen had als doel het kerndepartement van VWS met behulp van het systeem Marjolein in staat te stellen begin 2013 papierarm te verhuizen naar de Hoftoren en daar ook papierarm te blijven. In de stuurgroep digitale stukkenstroom VWS is vastgesteld dat bij het inrichten en doorontwikkelen van het systeem het verbeteren van het vertrouwen in het systeem, het uitbouwen van het systeem (toevoegen van functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en ondersteuning van meerdere processen) en de rechtmatigheid (dossier- en archiefvorming volgens de kaders en richtlijnen) de belangrijkste doelen zijn. De stuurgroep en daarmee de product owners als vertegenwoordiging vanuit de VWS organisatie hebben deze doelen als uitgangspunt gebruikt bij de prioritering. Het streven daarbij was dat de gebruikers er meer en meer voordeel uit kunnen halen, waarbij de extra ondersteuning in het eerste jaar vanuit het project een belangrijke bijdrage is. De eerste jaren is tevens ondersteuning geleverd bij het inrichten van het functioneel beheer van het systeem voor het digitaal beheer van alle documenten van het ministerie. De werkzaamheden die zijn uitgevoerd voor het verbeteren van de rechtmatigheid van het systeem hebben als eindresultaat een ingericht systeem volgens de wet- en regelgeving en de interdepartementale afspraken op het gebied van documentbeheer. Dit heeft geleid tot het nemen van een substitutiebesluit in 2015. Door gewijzigde rapportageafspraken voor de grote projecten met een ICT-component die in 2015 ingegaan zijn, is dit project rapportageplichtig geworden. Het project omvat vanwege de verandering in werken ook een ontwerp- en implementatiecomponent. Een groot deel van deze ontwerp- en implementatiekosten werd onder de oude definitie niet als ICT-kosten aangemerkt, waardoor de totale ICT-kosten lager dan 5 miljoen euro waren. Daarnaast heeft het project volgens de rijksbrede regels van portfoliomanagement een laag risicoprofiel. In het verleden werden programma’s kleiner dan 20 miljoen euro met een laag risico niet gerapporteerd aan de Tweede Kamer. Het project is 30 juni 2016 afgerond.