Samen naar de Moderne Werkplek

Tijdlijn van budget-wijzigingen en voortgangsrapportages — direct uit het dashboard.

1. 11 juni 2024

   Rapportage
   €16,9 mln
2. 31 december 2023

   Rapportage
   €16,9 mln
3. 28 november 2023

   Herijking
   €16,9 mln

   Reden: Project-endogene scopewijzigingen;Tegenvallers binnen project

   Door technische afwijkingen was het niet mogelijk was de pilot en uitrol te starten en uit te voeren conform de planning. Ook de introductie van een additioneel instrument voor Multiffactor Authenticatie, noodzakelijk na advies van de Functionaris Gegevensbescherming, leidt tot vertraging en meerkosten.
4. 21 maart 2023

   Herijking
   €13,9 mln

   Reden: Tegenvallers binnen project

   De verklaring voor het verschil van €405.000 (totale kosten): • Ter mitigatie van (eventuele) netwerkproblemen op locatie zijn er inmiddels 60 WiFi routers aangeschaft waarmee ingeval van onbeschikbaarheid of performance issues er, op locatie, onmiddellijk een workaround geboden kan worden. • Kosten voor de ondersteuning door Microsoft in 2022 hoger uitvielen dan geprognosticeerd (prognose wordt bemoeilijkt door de in de overeenkomst met MS vastgelegde werkwijze en facturatiemethode) • Ten behoeve van ketenmonitoring, moeten er 20 devices (PC’s en smartphones) worden vervangen en de metingen opnieuw ingericht. • Om de kwaliteit van de communicatie op hetzelfde niveau te houden als bij de uitrol van de Extra Veilige Werkplek is de prognose voor communicatie-middelen verhoogd (bijgewerkt naar aanleiding van en gebaseerd op informatie m.b.t. fase 2 van dit project).
5. 31 december 2022

   Rapportage
   €13,5 mln

   eindejaarsupdate kosten tm dec 2022.
6. 30 november 2022

   Herijking
   €13,5 mln

   Reden: Tegenvallers binnen project

   Verklaring van de belangrijkste verschillen: • Ondanks alle inspanningen van het IO&R netwerkteam zijn de werkzaamheden aan het netwerk door leverancier KPN (oplevering Secure Webgateway) met 16 weken vertraagd. Hierdoor zijn de pilot EVW, de bulkuitrol EVW en de implementatie van 1Agenda doorgeschoven van fase 1 naar fase 2. De financiële gevolgen hiervan zijn aanzienlijk: o Uren intern: door de vertraging van de uitrol en implementatie van de Basis Werkplek en de Persoonlijke Werkplek is de inzet van interne medewerkers langer nodig dan voorzien o Uitbesteed ICT-leveranciers: door de vertraging van de uitrol en implementatie van de Basis Werkplek en de Persoonlijke Werkplek is de inzet van Microsoft en KPN medewerkers langer nodig dan voorzien. De extra kosten voor Microsoft, KPN plus alle overige projectresources (intern en extern) ingeschat op €0,2 miljoen. • De (veel) lager dan verwachte “digi-vaardigheden” van medewerkers waardoor meer, langere en intensievere ondersteuning van medewerkers nodig is (€0,7 miljoen): o On site ondersteuning: de inzet van een hoger aantal “floorwalkers” voor een langere periode. Bovendien zijn de kosten voor “floorwalkers” hoger dan verwacht (oorspronkelijke inschatting op basis van ervaringscijfers van het project “Werkplek 2.0”). o Reis- en verblijfkosten voor “floorwalkers” en leden van het Business Migratie team (o.a. hotelovernachtingen). o Meer kosten voor leverancier 1uur.nu ten behoeve van de Adoptie & Migratie (oorspronkelijk in 2023 helemaal niet voorzien). o Uitbreiding van het Business Migratie Team met 2 medewerkers. • Complexiteit van de Extra Veilige Werkplek is groter dan voorzien; gecombineerd met de verminderde effectiviteit van de Agile gebaseerde werkwijze (zie lessons learned) heeft dit geleid tot een hoger dan verwachte kosten voor de inzet KPN. De oorspronkelijke inschatting van de kosten voor leverancier KPN waren ingeschat op basis van uitgebrachte offertes i.p.v. op basis van inschattingen . Bovendien was een deel van de KPN kosten opgenomen als P.M. post. Hogere kosten dan voorzien van €1,4 miljoen. • Uitbreiding werkzaamheden door KPN, m.n. de dienstverlening t.b.v. het Platform Team ECMW. Ingeschatte kosten daarvoor bedragen €1,1 miljoen (op basis van offertes voor 2022 en inschatting voor 2023). • Hoger dan ingeschatte kosten voor security- en compliance-adviezen (€0,2 miljoen). • Inhuur van externen door Infraontwikkeling en Regie (IO&R) ter compensatie van 2 TPM’ers en 2 Sr. Service Managers die worden ingezet t.b.v. het project (o.a. bemensing ECMW) (€0,6 miljoen). • De kosten voor de afname van DUO licenties komt hoger uit dan verwacht; deze moeten als ‘dienst Cisco DUO’ van KPN worden afgenomen (€0,2 miljoen). NB: Het lijkt alsof de kosten voor “uren extern” zijn gedaald. In werkelijkheid betreft dit een verschuiving van kosten van “losse inhuur” naar kosten “Uitbesteed ICT leveranciers (KPN)” omdat meer uren en diensten van KPN worden afgenomen. Dit betreft onder andere de inzet van floorwalkers, werkzaamheden van SPIE op locatie tijdens de migratie naar de Extra Veilige Werkplek en de bemensing van het Platform Team van het ECMW.
7. 4 april 2022

   Initieel
   €9,3 mln

Partijen die aan dit project hebben meegewerkt volgens het Rijks ICT-dashboard.