Afgerond

Programma iDiplomatie (voorheen Digitalisering)

→ Ministerie van Buitenlandse Zaken· Bert Koenders

/ Budget & kosten

Origineel budget

€27,76 mln

Actueel budget

€38,35 mln

Gerealiseerd

€38,35 mln

Δ t.o.v. origineel

+38%

Start

9 juli 2012

Verwachte einddatum

1 april 2017

Laatste peildatum

1 april 2017

/ Aanleiding

BZ wil in 2016 koploper zijn in diplomatie en een flexibele netwerkorganisatie die effectief is in de nieuwe realiteit, met professionals waarmee iedereen graag samenwerkt. Als een van de vijf BZ 'Signature Projects', verzorgt het programma iDiplomatie (dat tot begin 2014 Digitalisering heette) een nieuwe manier van werken die een BZ-medewerker wereldwijd in staat stelt gebruikersvriendelijk, efficiënt en veilig ook buiten kantoor te werken, samen te werken en te netwerken onder andere door digitale verbindings- en communicatiemiddelen in te zetten en de sociale media te gebruiken. In de nieuwe BZ-werkomgeving hebben BZ-medewerkers tijdig toegang tot relevante informatie en kunnen zij informatie eenvoudig, efficiënt en veilig delen. iDiplomatie staat kortweg voor: veilig overal digitaal samenwerken. iDiplomatie heeft de nazorg-/afrondingsfase van 'in-te-rollen' resultaten (eind juni) afgerond en specifiek gericht op een geïntegreerde implementatie van drie vakgebieden met bijhorende instrumenten: (1) Gedragsverandering (Het Nieuwe Werken - HNW): instrumenten iBewustzijn, gedragstoolkit. (2) Informatiemanagement (waaronder SharePoint): instrumenten 247Plaza (digitale samenwerkingsruimte), adoptieplan, convergenteplan en onderwerpgericht werken. Daarnaast is 247Foxy (digitale stukkenstroom, parlementaire verplichtingen) eind 2016 overgedragen aan de lijn/beheerorganisatie DBV-IV. (3) Techniek: instrumenten de nieuwe mobiele werkplek, vervangen huidige werkplek, upgrade naar Windows 10 voor vaste werkplekken. Met een aangescherpte (voorjaar 2015) programmabesturing en (geaccordeerd) iDiplomatie.NEXT plan is ervoor gekozen deze integrale benadering in nauw overleg met de ontvangers 'in-te-rollen' in de laatste implementatiefase - periode van 1 november 2015 tot 1 april 2017 (voor deze laatste implementatiefase is een apart plan (Implementatie.NOW) opgeleverd). In dat maatwerkoverleg met elkaar is bepaald waar, hoe, wanneer, met wie en met welke hulpmiddelen de ontvangers kunnen werken: zo veel als mogelijk onafhankelijk van tijd en plaats, resultaatgericht en grensoverschrijdend. Voorbeelden van programmaresultaten zijn: een gedrags-toolkit om de nieuwe integrale manier van werken eigen te maken, een digitaal samenwerkingsplatform (onder de naam 247Plaza), een volledig digitaal verloop van de stukkenstroom in de beleidsprocessen (onder de naam 247Foxy) en een moderne werkomgeving voor een nieuwe manier van werken. Gedurende de implementatiefase is gestart om programmaresultaten (instrumenten) in de lijnorganisatie te leggen. De na 1 april uitgevoerde afbouw-/nazorg- en overdrachtsfase met ook financieel einde is afgerond eind juni 2017.

Toelichting

Er is sprake van maatwerk, enerzijds business-gedreven gezien de integrale benadering voor de consolidatie- en implementatiefase van de 'in-te-rollen' resultaten op de posten (wereldwijd) en het departement. Dit wordt benadrukt door de (eerdergenoemde) geïntegreerde samenwerking tussen drie vakgebieden: (1) HNW, (2) Informatiemanagement (247Plaza) en (3) Techniek (waaronder de nieuwe (mobiele) werkplek). Daarnaast wordt het volledig digitale verloop van de stukkenstroom in de beleidsprocessen -onder de naam van '247Foxy'- gerealiseerd. Anderzijds technisch-gedreven omdat het programma te maken heeft met een complexe ICT-omgeving gelet op o.a. beveiligingszaken rondom EU en NATO vertrouwelijke informatie en dito te ontwikkelen werkplekomgeving (en apparatuur). De huidige leverancier SSC-ICT heeft hierin een belangrijke positie i.v.m. het leveren van o.a. de nieuwe mobiele werkplek, vervanging van de huidige werkplek, extra compartimentering (opgepakt door DBV-IV) en ook het beheer van de geleverde diensten op de huidige infrastructuur.

/ Herijkingen

Tijdlijn van budget-wijzigingen en voortgangsrapportages — direct uit het dashboard.

1 april 2017
Rapportage
€38,4 mln
Voor deze rapportage is de oude ICT-kosten definitie gebruikt. Voor de opzet van een programma/project geldt dat er een goedgekeurde business case moet zijn. BZ brengt voor intern personeel geen projectkosten in rekening. De in de initiële business case opgenomen projectkosten waren € 32,4 mio. In eerdere rapportages werd € 27,76 mio opgenomen. De in de voorgaande rapportage (31-12-2015) genoemde cijfers betreffen een daadwerkelijke realisatie van € 26,2 mio, dit valt binnen het budget van € 27,76 (zo ook € 32,4 mio). De actuele uitgaven op 31-3-2016 zijn € 27,2 mio. De eind 2015 gemaakte schatting kwam neer op € 44 mio voor de periode 2012 - zomer 2017(incl. afbouw- en nazorg- en overdrachtsfase tot 1-7-2017). De redenen voor dit hogere bedrag hebben te maken met (zie ook het kopje doorlooptijd) benoemde: langere doorlooptijd door de impact van de scope-wijzigingen, de kosten van de scope-wijzigingen zelf en de effecten van de organisatorische veranderingen (2014/2015). Gedurende 2016/2017 is ook scherper gestuurd op kosten, waarin rekening houdend met de afrondende fase van het programma geen (actuele) schatting wordt meegenomen van de interne personeelskosten, waardoor de eerder geraamde € 44 mio uitkomt op € 38,35 mio.
31 december 2016
Rapportage
€39,0 mln
Voor deze rapportage is de oude ICT-kosten definitie gebruikt. Voor de opzet van een programma/project geldt dat er een goedgekeurde business case moet zijn. BZ brengt voor intern personeel geen projectkosten in rekening. De in de initiële business case opgenomen projectkosten waren € 32,4 mio. In eerdere rapportages werd € 27,76 mio opgenomen. De in de voorgaande rapportage (31-12-2015) genoemde cijfers betreffen een daadwerkelijke realisatie van € 26,2 mio, dit valt binnen het budget van € 27,76 (zo ook € 32,4 mio). De actuele uitgaven op 31-3-2016 zijn € 27,2 mio. De eind 2015 gemaakte schatting kwam neer op € 44 mio voor de periode 2012 - zomer 2017(incl. afbouw- en nazorg- en overdrachtsfase tot 1-7-2017). De redenen voor dit hogere bedrag hebben te maken met (zie ook het kopje doorlooptijd) benoemde: langere doorlooptijd door de impact van de scope-wijzigingen, de kosten van de scope-wijzigingen zelf en de effecten van de organisatorische veranderingen (2014/2015). Gedurende 2016/2017 is ook scherper gestuurd op kosten, waarin rekening houdend met de afrondende fase van het programma geen (actuele) schatting wordt meegenomen van de interne personeelskosten, waardoor de eerder geraamde € 44 mio uitkomt op € 39 mio. De actuele uitgaven op 31-12-2016 zijn € 36,62 mio.
31 maart 2016
Herijking
€44,0 mln
Reden: Aanpassing (business)doelen of eisen
Voor de opzet van een programma/project geldt dat er een goedgekeurde business case moet zijn. De in de initiële business case opgenomen projectkosten waren € 32,4 mio. In eerdere rapportages werd € 27,76 mio opgenomen. De in de voorgaande rapportage (31-12-2015) genoemde cijfers betreffen een daadwerkelijke realisatie van € 26,2 mio, dit valt binnen het budget van € 27,76 (zo ook € 32,4 mio). De huidige actuele uitgaven 31-3-2016 zijn € 27,2 mio. De huidige actuele schatting Q1 2016 komt neer op € 44 mio voor de periode 2012-begin 2017(met beperkte inzet kernteam t/m zomer 2017). De redenen voor dit hogere bedrag hebben te maken met (zie ook toelichting doorlooptijd) benoemde: langere doorlooptijd door de impact van de scope-wijzigingen, de kosten van de scope-wijzigingen zelf en de effecten van de organisatorische veranderingen (2014/2015).
31 december 2015
Rapportage
€27,8 mln
Voornoemde cijfers betreffen gerealiseerde cijfers t/m 31-12-2015. De investeringen in hardware en software blijven achter op initiële planning, dit komt met name doordat de daadwerkelijke implementatie (nu genoemd 'inrol') later eind 2015 op gang komt op de posten en het departement. Inhuur extern personeel neemt toe, dit komt mede door de langere doorloop van het programma (o.a. door scope-wijzigingen), de verplaatsing van DID/IT (interne BZ IT) naar SSC-ICT (leverancier) daarmee ook een toename van inhuur extern personeel. Ultimo 31-12-2015 blijft het programma binnen initieel geschat budget. Overigens is er in het verleden een andere kostensoortuitsplitsing gehanteerd waardoor bv. inhuur onder hardware&software is geplaatst, dit maakt ook dat bv. hardware en software (ultimo 31-12-2015) lager uitvalt dan voorheen gerapporteerd. De actuele schatting t/m april (zomer) 2017 wordt in de herijking begin 2016 gerapporteerd.
11 september 2015
Rapportage
€27,8 mln
Voornoemde cijfers betreffen 2014. Naast de inzet van personeel, zijn de te verwachten kosten voor beheer en onderhoud en daarmee het overeen te komen prijsmodel voor dienstverlening, ook in 2015 nog onderdeel van de totale afstemming met de BZ IV-organisatie en SSC-ICT en de verdere afstemming over het kostprijsmodel. De verwachting is dat hierover meer duidelijkheid komt begin (uiterlijk de zomer van) 2016.
31 december 2014
Rapportage
€27,8 mln
Momenteel wordt het plan van aanpak herijkt. De financiële consequenties hiervan zijn vooralsnog niet vastgesteld, maar het ligt in de lijn der verwachting dat de oorspronkelijk geschatte kosten zullen worden overschreden.
31 december 2013
Rapportage
€27,8 mln
Medio 2013 zijn de diverse plannen van aanpak herijkt.
10 juli 2013
Herijking
€27,8 mln
"In stuurgroep van 10 juli 2013 heeft de opdrachtgever besloten om de einddatum van het programma vanwege de opgelopen vertragingen te verlaten naar 30/06/2015. Vertraging veroorzaakt door afhankelijkheid van andere projecten en aanpassing in governance."
31 december 2012
Rapportage
€27,8 mln
9 juli 2012
Initieel
€27,8 mln
Initiële schatting

/ Overige toetsen

CIO-oordelen, Gateway reviews, externe audits en andere reviews op dit project.

24 maart 2016
Onderzoek naar programmaresultaten en financieel · Algemene Rekenkamer
Onderzoek naar in welke mate de doelstellingen zijn behaald en mate van financieel beheer.

/ Leveranciers

→ alle leveranciers

Partijen die aan dit project hebben meegewerkt volgens het Rijks ICT-dashboard.

Atos overheidSSC-ICT Microsoft Opleidingscentrum Haaglanden

/ Aanvullend

Geschatte levensduur: 3+ jaar

/ Bronnen

Rijks ICT-dashboard ↗rijksictdashboard.nl ↗